Secretária

"Aquela que organiza e participa dos afazeres básicos e cotidianos de um escritório"
Fonte: Dicionário Michaelis

O que é ser uma secretária?

Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga contas, datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares externos do escritório, além de, possivelmente, fazer alguns afazeres pessoais de seu chefe, obtendo confiança e credibilidade deste. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papéis referentes. Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seu chefe por telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional é parte fundamental de um escritório, pois é ela que mantém todos os documentos em ordem, para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela preparou.

Quais as características necessárias para ser uma secretária?

Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para lidar com os assuntos de outrem e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe e o escritório possam se organizar com base no que ela faz.

Características desejáveis:

liderança
atenção a detalhes
capacidade de concentração
capacidade de lidar com o público
capacidade de organização
método
perseverança
conhecimento de assuntos gerais
saber trabalhar sob pressão
saber administrar bem o tempo
saber lidar com números
boa comunicação
boa memória
boa aparência
bom humor
paciência
confiabilidade
raciocínio espacial desenvolvido

Qual a formação necessária?

Para atuar na área como secretária, o profissional deve possuir no mínimo ensino médio completo. Há o curso de Técnico em Secretariado ou nível superior em Secretário Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional, proporcionando mais qualificação e maiores chances de conseguir bons empregos. Existem alguns dos cursos online que se relacionam sobre como ser uma secretária eficiente e se destacar no mercado, como o de redação empresarial (disponível por 60 dias), marketing pessoal (duração de 8 semanas), atendimento telefônico (disponível por 30 dias) e organização de eventos (disponível por 60 dias).
A maioria dos sindicatos de secretários dos Estados oferecem cursos de especialização. Esses cursos não são feitos online e variam de cidade para cidade, mas todos eles são promovidos em eventos, palestras ou feiras educacionais.
O profissional deve obter um certificado para atuação, deferido pelo Ministério do Trabalho, que se chama DRT, que é uma ferramenta positiva na hora da "seleção" de emprego.

Principais atividades

A profissional que atua como secretária tem várias funções durante o dia e, seguindo uma ordem relativa, algumas das atividades são:

planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
assistência e assessoramento direto a executivos;
coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas;
redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
interpretação e sintetização de textos e documentos;
taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;
conhecimentos protocolares;
organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
classificação, registro e distribuição de correspondência;
redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Áreas de atuação e especialidades

O profissional é requerido em quase todas as áreas empresarias, sendo elas pequenas, médias ou grandes e pode atuar em áreas do comércio, da indústria, em ramos de humanidades, exatas ou biológicas. Além disso, a secretária pode ser funcionária do assessor, administrador, gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc, dependendo do tamanho e atuação da empresa em que for trabalhar.

Mercado de trabalho

O mercado para o profissional de secretaria é muito abrangente, existem vários locais no qual a secretária pode atuar. Como é uma profissão que exige muita dedicação e força de vontade, empresas estão sempre contratando assessoras e assistentes para seus ofícios. Com a evolução do seu trabalho, e ganhando credibilidade e aprimoramento das habilidades, a secretária pode evoluir para cargos de maior confiança e especialização.

Curiosidades

Nas antigas civilizações egípcias e mesopotâmicas, por volta dos séculos IV e V, tem-se registro da profissão de escriba. Eram homens de confiança do rei ou imperador e possuíam o maior domínio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua execução. Esses escribas eram os antigos secretários do reino.

O inventor da máquina de escrever, Christopher Sholes permitiu que sua filha, Lílian Sholes, testasse seu invento publicamente, e ela se tornou a primeira mulher a ultrapassar tal barreira. No centenário do nascimento de Lílian, no dia 30 de setembro, as fábricas de máquinas de escrever lançaram um concurso para selecionar a melhor datilógrafa. Com o passar dos anos, esse dia foi dedicado a todas as mulheres que assumiram a função de secretária.

A lei que regulamenta a profissão é a 7377 de 1985, e entra em combinação com a lei 9261 de 1996.